Bomen rooien en rapen zonder papierwinkel

Automatisering en digitalisering van bedrijfsadministratie is al jaren gemeengoed in de boomkwekerij, maar dit beperkt zich tot dusver vaak tot het kantoor. Als klanten digitale bestellingen doen, komen deze nog vaak op papieren rooilijsten te staan die kwekers meenemen naar het veld. Dat is handig voor het overzicht, want het sortiment in de boomkwekerij is divers.

Het aanbod bestaat per bedrijf uit meerdere geslachten van laanbomen, vruchtbomen, sierheesters of vaste planten, die weer zijn onderverdeeld in soorten, variëteiten en eventueel verschillende cultivars.Een klant kan tien-, honderd- of duizendtallen van de ene soort, maar ook van een andere soort bestellen. Of een bepaalde boomsoort slechts per stuk inkopen. Zowel vraag als aanbod zijn dus divers.

Efficiënt werken

Daarnaast staat de leverbare voorraad van een boomkweker vaak op meerdere percelen. Om vanwege dit alles efficiënt te kunnen werken, komen diverse orders op eenzelfde rooilijst voor een bepaalde dag te staan. De hoeveelheden en soorten die zijn gerooid, worden ter plekke met pen of potlood afgevinkt.

Het is nog een handmatige handeling die veel tijd en ook veel papier kost. 'Dat is zelfs een hele hoop papier', illustreert Luc de Jong van Boomkwekerij E. de Jong.

Een van de eerste gebruikers

Deze boomkwekerij in het Brabantse Dongen is een van de eerste gebruikers dit seizoen van de Wintree-app. Dit is een app van softwareleverancier TSD die is gekoppeld aan Wintree, een programma dat veel boomkwekerijen op kantoor al gebruiken voor hun administratie, relatie- en voorraadbeheer. De Jong heeft de nieuwe app op zijn smartphone geïnstalleerd.

In de dagelijkse praktijk wijzen voordelen van de app zich al uit. 'Ik hoef geen pen en papier meer mee te nemen naar het veld', zegt De Jong over zijn eerste ervaringen.

Tijd besparen

'De app bespaart me veel tijd. Ik zie vaak in één oogopslag wat we per blok en per klant moeten rooien. Een aantekening erbij zetten, zoals een opmerking over de bomen, kan ook in de app met een soort chatfunctie. Elk berichtje wordt vervolgens automatisch naar kantoor doorgestuurd.'

Meerdere kwekers zijn betrokken geweest bij de ontwikkeling van deze app van softwareleverancier TSD, waaronder ook De Buurte Kwekerijen in Oene. 'We willen af van de grote papierstroom', vertelt productiemanager Bert Radstake.

Pallet aan papier

De Buurte Kwekerijen heeft op jaarbasis praktisch een pallet aan papier nodig voor de verwerking van orders, want het Veluwse bedrijf heeft 265 hectare aan kwekerijen verspreid over vier locaties: Oene, Uddel, Heerde en Twello. Het doel is volgens Radstake om die pallet terug te brengen naar slechts één pakje papier.

Met de app is De Buurte Kwekerijen intussen hard op weg naar dat doel. Verschillende medewerkers hebben hem op hun smartphone of een tablet geïnstalleerd. De tablets en telefoons gaan mee met het rooien in de vollegrond, het rapen op de pot- en containervelden of in de kas, of op het verlaadterrein in Oene.

Overzicht kwijtraken

'De app werkt prima in een rustige tijd', vindt de productiemanager. 'Maar als het druk is zoals in deze periode, dan dreig je toch het overzicht kwijt te raken.'

In de app zit nog geen filtermogelijkheid. 'We zien nu nog alles wat we hebben aan aanbod in de app staan', legt Radstake uit. 'Bijvoorbeeld alle orders hier voor de kwekerij in Oene, maar ook alle orders voor onze kas in Twello. Dan zien we een lange lijst die al wel digitaal is, maar waarop bepaalde producten, orders of klanten nog vrijwel onvindbaar zijn omdat we daarop niet specifiek kunnen filteren.'

Leverbon of verzendlijst printen

Ook De Jong ervaart nog een nadeel van de app. Als een vrachtwagen de orders komt laden, moet hij nog wel een leverbon of verzendlijst printen. 'Dat kost ons dus toch nog papier en een extra handeling', constateert De Jong. 'Het zou mooi zijn als ook die laatste handeling volledig digitaal met de app kan worden gedaan.'

Sales- en servicemanager Gert Koster van TSD herkent de nadelen. Begin april heeft hij die besproken met betrokken boomkwekers. 'Logisch dat je in de app wilt kunnen zoeken en filteren. Op dit moment bekijken we de meest gehoorde wensen en bezwaren. Dat zoeken en filteren zit daar zeker tussen. We kijken wat we daarvoor kunnen inbouwen in de app', verklaart Koster.

Doel

De sales- en servicemanager verwacht dat de functies voor het nieuwe afzet- en afleverseizoen van de boomkwekers, dat na de zomer begint, werken in de app. 'Ons doel is dat de kwekers en hun medewerkers zo min mogelijk naar kantoor hoeven te lopen om iets op te zoeken' zegt hij.

'Uiteindelijk moeten ze met de app makkelijk een printopdracht kunnen geven of een bonnetje voor de aflevering digitaal naar de transporteur sturen. Technisch is dat allemaal in te bouwen.'