VLB: de papieren factuur verdwijnt

VLB-voorzitter Fou-Khan Tsang presenteerde AgriNota woensdag bij het jubileumcongres vanwege het negentig jarig bestaan van zijn vereniging, op het ZLTO-kantoor in Den Bosch. De VLB kent vijf leden: Abab, Accon AVM, Alfa, Countus en Flynth.

De organisatie werkt al tien jaar met digitale facturen. Inmiddels plaatsen zo'n 250 leveranciers en afnemers hun facturen er rechtstreeks in. Die facturen worden gelijk verwerkt in het boekhoudpakket dat het accountantskantoor met zijn klant gebruikt. Een paar dagen later krijgt de boer of tuinder de factuur ook per post.

De agrarische sector is een van de voorlopers op het gebied van digitale facturen. Jaarlijks komen al 800.000 facturen automatisch in het VLB-systeem.

Nieuw is dat boeren en tuinders nu ook zelf rechtstreeks in dat systeem kunnen, zonder extra kosten. Dat betekent dat ze online inzicht in al hun facturen krijgen en die eenvoudig kunnen betalen. Zo houden ze met hun accountant op elk moment zicht op de ontwikkeling van hun liquiditeit. AgriNota voldoet aan de fiscale bewaarplicht voor facturen en is volgens Tsang 'superveilig'.

De VLB ging niet over één nacht ijs. Voorzitter Tsang ging hoogstpersoonlijk op bezoek bij boeren en tuinders die AgriNota als proef konden gebruiken, om mee te kijken of het beviel. Daar leerde hij onder meer dat vooral de vrouwen de administratie doen.

De VLB heeft zich eerst gericht op toeleveranciers en afnemers van melkveebedrijven. Maar inmiddels zijn de andere sectoren daarbij gekomen. Recent heeft ook Bloemenveiling FloraHolland zich aangesloten, de grootste handelspartij in de sierteeltsector. Ook de energiebedrijven en Eurofins Agro (voorheen Blgg) zijn om.

Eurofins Agro verstuurt jaarlijks 300.000 facturen aan boeren en tuinders. Het gaat nu snel, verzekerde Tsang. Hij is ambitieus: 'Ons streven is om in de toekomst 100 procent digitale facturen te hebben. Papieren facturen kosten veel handling.'

Omzetten naar pdf

Deelnemers kunnen facturen van bedrijven die nog niet meedoen scannen tot pdf en mailen naar AgriNota. Het systeem kan 80 procent van die pdf's betrouwbaar verwerken. De resterende 20 procent wordt nog handmatig ingevoerd. Binnen 24 uur staan die er allemaal in, aldus Tsang.

Door de koppeling met het boekhoudprogramma kunnen boeren, tuinders en hun accountant op elk moment 'real time' in beeld brengen hoe het bedrijf er financieel voor staat. Ze kunnen de gegevens ook gebruiken voor diverse andere doeleinden. AgriNota levert bijvoorbeeld de gegevens voor de Kringloopwijzer die voor melkveehouderijbedrijven de mineralenkringlopen in beeld brengt.

De boer of tuinder bepaalt zelf voor welk doel de informatie beschikbaar wordt gesteld, door daarvoor een machtiging af te geven. Dat kunnen bijvoorbeeld adviseurs zijn. Die gemachtigde partijen krijgen geen inzicht in alle gegevens van de gebruiker, maar alleen in de informatie waarvoor de machtiging gegeven is.

Maar dat zou in de toekomst best kunnen veranderen, vertelt Tsang desgevraagd. 'We zijn daar nu over in gesprek.' Dat zou bedrijven bijvoorbeeld veel betalingsherinneringen kunnen besparen.

Big data

Tsang noemde AgriNota een stap in de 'big data', de groeiende hoeveelheid digitale informatie die beschikbaar is. Big data was een terugkerend thema op het jubileumcongres. Ruud Huirne van Rabobank Nederland vertelde dat de bank alle data van klanten gaat inzetten om beter te kunnen voorspellen hoe toekomstbestendig bedrijven zijn. Daarmee is eerder bij te sturen.

Huirne nodigde de VLB'ers uit om daarin mee te denken. Maar Tsang zal dat niet gelijk doen. 'Wij ontvangen facturen, de bank ziet de informatie pas na de betalingen, dat is altijd later. Wij kunnen daardoor beter voorspellen.'